Mon second écran et mon poste de travail

Dans le cadre de la semaine Geneatech sur l’outil dont je ne pourrais plus me passer, j’ai choisi d’évoquer mon second écran et plus généralement le manière dont j’utilise mon poste de travail. Ce sont des conseils de base.

Vous êtes peut-être déjà tous adeptes du double écran, mais si vous n’avez pas encore opté pour ce choix, laissez-moi vous expliquer en quoi il a changé ma façon de travailler. En effet, outre mon logiciel de généalogie, mon 2e écran m’est rapidement devenu indispensable et je l’utilise depuis de nombreuses années. Il me permet d’avoir toujours mon logiciel de généalogie ouvert sur un écran et de consulter mes recherches sur l’autre (que ce soit le site des AD ou un autre). Il devient alors beaucoup plus facile de dépouiller un acte puisque la transcription, les vérifications ou les notes peuvent se rédiger en même temps, sans faire d’aller et retour du document consulté au logiciel de généalogie. Cette simple option vous change la vie ! À tel point qu’aujourd’hui j’aimerais en avoir un 3e afin d’avoir en permanence mon logiciel, les Archives départementales et ainsi pouvoir utiliser le dernier pour la recherche complémentaire. Je travaille avec un portable et un grand écran. Avoir cet écran plus grand m’offre plus de confort de lecture.

Parlons un tout petit peu technique. Si vous êtes convaincu, sachez que l’installation du 2e écran est plutôt simple. Après avoir ajouté un câble entre l’écran et le 1er ordinateur, il suffit d’aller dans les paramètres de l’ordinateur, choisir Système puis Affichage et là opter pour le double écran. Selon le matériel que vous utilisez, le chemin peut être un peu différent mais globalement la démarche reste la même.

Pour être efficace, il est essentiel d’avoir un poste de travail bien organisé. Pour avoir vu certains environnements de travail dans le cadre professionnel, je me suis souvent rendu compte du temps perdu à rechercher les outils ou les sites utilisés régulièrement. Une barre d’outils et une barre de tâches bien organisées, voici la clé d’une recherche fluide.
Dans la barre de tâches, en bas de votre écran, vous pouvez mettre ce qui vous sert au quotidien. Dans la mienne, j’ai les icônes de retour au bureau, de mon navigateur Firefox, ensuite 2 icônes pour la généalogie, la calculette, Word et Excel, TeamWiewer (logiciel de télémaintenance très pratique quand je demande à mon fils de me régler un problème à distance), Skype et WhatsApp pour les échanges vidéo, PhotoFiltre pour le traitement des images, la capture d’écran pour toutes mes copies d’actes, mon logiciel généalogie et ma messagerie. Ainsi, quand mes 2 écrans sont ouverts, je peux sans revenir au bureau, ouvrir immédiatement un de ces logiciels, outils ou programmes.

Ces outils sont adaptés à ma façon de travailler, il vous suffit de faire la même chose en fonction de vos propres habitudes. Vous pouvez à tout moment modifier son contenu, le changer de place ou le retirer. Quelques explications pour savoir épingler dans la barre de taches.

Quand je suis sur internet, la barre d’outils se trouve en haut de votre écran, juste en dessous de la zone d’adresse. Elle n’est pas forcement affichée sur votre poste. Il est cependant bien utile de l’avoir pour retrouver très vite les sites indispensables. Je gère la mienne avec Firefox, là aussi quelques explications pour la mettre en place. Pour ma part, j’y met de nombreux sites, classés (c’est mieux quand on en a beaucoup !) et très souvent je retire le texte car le logo suffit pour reconnaitre un site. Cette astuce offre un vrai gain de place et permet d’avoir un plus grand nombre de liens visibles. Et bien sûr, si tout ne tient pas sur la page, vous pouvez accéder à la suite de l’affichage à droite de votre écran en bout de ligne.

Je peux aussi évoquer l’arborescence dans le classement de vos dossiers, autre élement important. Il faut y réfléchir et choisir celui qui convient le mieux à votre pratique. Pensez à nommer clairement vos dossiers, faites des sous-dossiers, mais en gardant une arborescence simple (4 niveaux c’est déjà beaucoup !). Même démarche pour vos documents, habituez-vous à nommer vos actes toujours de la même façon.
En tout cas, si ce n’est déjà fait, je ne peux que vous encourager à opter pour un second écran de travail et à organiser votre poste de travail et vos dossiers !